Autoresponder poczty e-mail czyli asystent nieobecności/odpowiedź poza biurem - New DOSieci

Autoresponder w poczcie e-mail nosi nazwę asystenta nieobecności, automatycznych odpowiedzi na wiadomości e-mail lub tzw. odpowiedzi poza biurem. Asystent nieobecności reaguje na pocztę otrzymaną. Możesz włączyć asystenta nieobecności w poczcie e-mail aby informował nadawców wiadomości o Twojej nieobecności lub, np. dziękował za otrzymaną korespondencję potwierdzając jej otrzymanie.

Automatyczna odpowiedź poza biurem możliwa jest do włącznia w każdy programie do osbugi poczty e-mail, ale najbardziej skuteczna będzie gdy włączysz ją bezpośrednio na hostingu poczty, w ustawieniach konta e-mail.

Odpowiedź poza biurem, odpowiedź asystenta nieobecności, autorespondera, sprawi że ​​podczas Twojej nieobecności ludzie wiedzą, że jesteś niedostępny. Także kiedy planujesz powrót lub do kogo powinni zwrócić się w tym czasie, cokolwiek robisz.

Kiedy powinienem włączyć Autoresponder w poczcie e-mail?

Wszystko zależy od Ciebie kiedy będziesz potrzebował takiej funkcji. Zazwyczaj używa się autorespondera w poczcie e-mail aby poinformować innych że jesteś nieobecny, że twoja firma nie pracuje lub że przesłana wiadomość została przekierowana do innego pracownika. To też jest forma potwierdzenia, że wiadomość została w ogóle wysłana i dotarła do adresata.

Wiele firm ma włączony autoresponder cały czas, nawet gdy pracują. Dlatego, że jego włącznie nie koliduje z pracą poczty e-mail. Firmy takie ustawiają autoresponder aby reagował na każdą wiadomość, a następnie odpowiadał na nią, np. dziękując za przesłanie poczty i proszą o oczekiwanie na odpowiedź. Twoim zdaniem jest już tylko odpowiedzieć naprawdę na wiadomość gdy będziesz miał czas.

Takie działanie automatycznych odpowiedzi e-mail bardzo dobrze wpływa na budowanie relacji w sieci i wywiera pozytywny wizerunek kontrahenta.

Jakie treści dodać do autorespondera?

Musisz być ostrożny w udzielaniu informacji za pomocą autorespondera, dlatego dobrze przemyśl kiedy i w jakim celu chcesz go włączyć. Jeśli autoresponder uruchamiasz na skrzynce e-mail, na którą napisać może każdy (jej adres jest np. na stronie WWW), warto być ostrożnym, aby przypadkiem nie poinformować złodzieja o swoim urlopie.

Asystent nieobecności czyli wiadomość poza biurem nie jest też miejscem na pisanie referatów. To krótka i rzeczowa informacja, a nadawcę wiadomości interesuje tak naprawdę tylko jedno: kiedy mu odpowiesz. Dlatego dostosuj treść autorespondera do potrzeb odbiorców.